Organizacja eventu firmowego – o czym pamiętać?

Osoby odpowiedzialne za organizację targów, pokazów, zebrań czy imprez firmowych wiedzą, jak istotne jest wybranie odpowiedniego miejsca na takie wydarzenie. Wybierając konkretną salę, muszą oni pamiętać o szeregu czynników, które sprawią, że wydarzenie to zostanie sprawnie przeprowadzone, a dodatkowo zapewni dużo atrakcji obecnym. Jakie są najistotniejsze zagadnienia związane z organizowaniem spotkania firmowego? Oto kilka wskazówek.

Sala dobrana do ilości osób

Kluczowym zagadnieniem jest dopasowanie sali do liczby zaproszonych gości. Warto wiedzieć, że każdy budynek czy sama musi przestrzegać tak zwanych przepisów pożarowych. Jeśli spodziewamy się większej ilości gości, a sala nie jest przewidziana na taką liczbę – koniecznie trzeba poszukać czegoś innego. Ilość osób określamy na podstawie zaproszeń czy przewidywanego zainteresowania. Kłopot jest nieco większy, kiedy wydarzenie jest częścią dużych targów. Wtedy lepiej wybrać większy obiekt na wszelki wypadek.
Wybrana sala powinna być na tyle duża, aby istniała możliwość wniesienie odpowiedniej ilości krzeseł czy stolików. Sala powinna posiadać również rolety w oknach, jeśli zamierzamy wykorzystywać rzutnik.

Pomoc audiowizualna

Podczas targów, spotkań czy konferencji wiele osób pragnie prezentować swoje przemówienia czy posiłkować się wykresami przy pomocy rzutnika. Takie urządzenie można podpiąć do większości nowoczesnych komputerów – to nieoceniona pomoc podczas prezentacji. Większość sal dedykowanych konferencjom posiada tego rodzaju sprzęt. Na wyposażeniu powinien się znajdować również dodatkowy komputer z monitorem.

Katering!

Podczas wielogodzinnego spotkania warto zadbać o katering i drobny poczęstunek dla zgromadzonych gości. Zazwyczaj właściciele sal oferują tego rodzaju dodatek w formie niewielkiej opłaty, jednak wiele firm samodzielnie szuka kateringu zgodnego z oczekiwaniami gości. Z pewnością warto dokupić we własnym zakresie zgrzewki wody gazowanej i niegazowanej. Na stołach mogą zagościć również niewielkie kanapki, słone przekąski. Kiedy jednak decydujemy się na kanapki konieczne jest zapewnienie również talerzyków. Mogą być one papierowe lub też ze szkła. Właściciele sal często zapewniają zastawę stołową dla najmujących firm.

Szukasz odpowiedniego miejsca na firmowy event? Sprawdź – sale konferencyjne okolice Warszawy!

Website: